为加强水利工程建设项目档案管理工作，根据 《 中华人民共和国档案法 》 、 《 水利档案工作规定 》 及有关业务建设规范，结合水利工程的特点， 2005 年 11 月 1 日水利部发布 《 水利工程建设项目档案管理规定 》 （水办「2 005」480 号），自 2005 年 12 月 10 起施行。该办法共五章三十二条，其中第一章总则、第二章档案管理、第三章归档与移交管理、第四章档案验收、第五章附则。原水利部制定的 《 水利基本建设项目档案资料管理规定 》 （水办[ 1997 ] 275 号），同时废止。
水利工程建设项目档案是指水利工程建设项目根据水利工程建设程序在工程建设各阶段（前期工作、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收等）形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
一、档案的归档与移交方面的基本要求
根据 《 水利工程建设项目档案管理规定 》 的有关规定，工程参建单位在档案的归档与移交方面的基本要求有：
1 .水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限，不得短于工程的实际寿命。
2 .水利工程档案的归档工作一般由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。
3 .监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
4 .水利工程文件材料的收集、整理应符合 《 科学技术档案案卷构成的一般要求 》 （ GB / T 11822 一 2000 ）。归档图纸应按 《 技术制图复制图的折叠方法 》 （ GB / T 10609 . 3 一 1989 ）要求统一折叠。
5 .竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖竣工图章，有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
6 .施工单位应按以下要求编制竣工图：
（ 1 ）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（ 2 ）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；
（ 3 ）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过 1 / 3 的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明竣工阶段和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署竣工图确认章。
7 .水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。
8 .电子文件的整理、归档，参照 《 电子文件归档与管理规范 》 （ GB / T 18894 一 2002 ） 执行。
9 .项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：
（ l ）项目法人与运行管理单位应各保存 1 套较完整的工程档案材料（当立者为一个单位时，应异地保存 1 套）；
（ 2 ）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；
（ 3 ）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；
（ 4 ）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交 1 套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料。
10 .工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
二、工程档案验收方面的基本要求
根据 《 水利工程建设项目档案管理规定 》 以及水利部 《 水利工程建设项目档案验收管理办法 》 （水办[ 2008 〕 366 号）的有关规定，档案验收是指各级水行政主管部门，依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。工程档案验收方面的基本要求有：
（一）档案验收依据 《 水利工程建设项目档案验收评分标准 》 对项目档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为 100 分。验收结果分为 3 个等级：总分达到或超过 90 分的，为优良；达到 70 一 89 . 9 分的，为合格；达不到 70 分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到 60 分的，均为不合格。 《 水利工程建设项目档案验收评分标准 》 中，“应归档文件材料质量与移交归档”满分为 70 分，其中：
1 .文件材料完整性（ 24 分）。
2 .文件材料的准确性（ 32 分），基本要求为：
（ 1 ）反映同一问题的不同文件材料内容应一致；
（ 2 ）竣工图编制规范，能清晰、准确地反映工程建设的实际；竣工图图章签字手续完备；监理单位按规定履行了审核手续；
（ 3 ）归档材料应字迹清晰，图表整洁，审核签字手续完备，书写材料符合规范要求；
（ 4 ）声像与电子等非纸质文件材料应逐张、逐盒（盘）标注事由、时间、地点、人物、作者等内容；
（ 5 ）案卷题名简明、准确；案卷目录编制规范，著录内容详实；
（ 6 ）卷内目录著录清楚、准确；页码编写准确、规范；
（ 7 ）备考表填写规范；案卷中需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释，并履行了签字手续；
（ 8 ）图纸折叠符合要求，对不符合要求的归档材料采取了必要的修复、复制等补救措施；
（ 9 ）案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容；单份文件归档时，应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章；案卷中均是图纸的可不装订，但应逐张填写档号章。
3 .文件材料的系统性（ 10 分），基本要求为：
（ 1 ）分类科学。依据项目档案分类方案，归类准确，每类文件材料的脉络清晰，各类文件材料之间的关系明确；
（ 2 ）组卷合理。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用；设计变更文件材料，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷或数卷；
（ 3 ）排列有序。相同内容或关系密切的文件按重要程度或时间循序排列在相关案卷中；反映同一主题或专题的案卷相对集中排列。
4 .归档与移交（ 4 分）。
（二）水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
（三）大中型水利工程在竣工验收前应进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
（四）水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案验收申请应包括项目法人开展档案自检工作的情况说明、自检得分数、自检结论等内容，并将项目法人的档案自检工作报告和监理单位专项审核报告附后。
档案自检工作报告的主要内容：工程概况，工程档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按 《 水利工程建设项目档案验收评分标准 》 自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工程档案完整、准确、系统性的自我评价等内容。
专项审核报告的主要内容：监理单位履行审核责任的组织情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审核结果等内容。
（五）档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
1 .听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告。
2 .听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告。
3 .对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见。
4 .查看现场（了解工程建设实际情况）。
5 .根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的 8 % ，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的 10 % ；抽查档案总量应在 200 卷以上。
6 .验收组成员进行综合评议。
7 .形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈。
8 .验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
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