摘 要:建筑安装企业如何实现数据的信息化、流程的信息化和决策的信息化,即实施ＥＲＰ(企业资源计划ＥｎｔｅｒｐｒｉｃｅＲｅｓｏｕｒｃｅｓＰｌａｎｎｉｎｇ)系统软件的开发和应用是一个重要课题。福建安装公司选用了全球最大的电子商务解决方案供应商的ＥＲＰ软件,由国际性咨询公司负责管理咨询和实施服务。公司是国内建筑及安装行业首家建立ＥＲＰ系统管理模式的企业。
关键词:建筑安装企业;信息技术;ＥＲＰ系统;提升竞争力
福建省工业设备安装有限公司ＥＲＰ项目自2002年8月启动以来,克服各种困难,使系统各模块实现了集成。2003年4月1日公司总部、三明分公司机关和三明分公司的项目部成功上线,7月1日福州分公司和厦门分公司顺利上线,10月福州7个分、子公司上线。目前整个系统运行情况良好。
1 企业发展引发了对ＥＲＰ的需求
1.1 项目管理发展的需要公司在业务迅速发展的同时,由于企业各施工项目分散、在建工程众多、核算复杂等问题造成了项目管理上的诸多不便:
(1)信息失真,报表数据经中间层加工处理,缺乏真实性;
(2)信息滞后,公司总部无法及时、准确地了解下属分、子公司的信息,统计及审批工作很难及时迅速完成,跨单位即时的溯源查询无法实现;
(3)监控困难,资金控制不力;费用支出失控,既定预算不能严格执行;成本核算和过程控制成为管理中的盲点等等。
1.2 以高效管理来达到高效产出以“事前计划、事中控制和事后分析”为目的的ＥＲＰ系统可以使企业管理扁平化,减少中间管理环节,提高决策效率;可以实现企业预算管理、资金管理、责任中心管理等集中化,精确计算项目成本;同时建立绩效管理系统,完整地实现在时间点上的监控机制,将企业管理提高到一个新的水平。
1.3 国家大力推动企业信息化的进程中国加入ＷＴＯ,国内市场竞争日趋国际化,企业发展迫切需要一个更高的参与平台。信息化社会日益临近的今天,企业自身的网络建设已经成为提升企业核心竞争力的关键因素之一,而传统建筑安装企业更需要利用现代信息技术推进企业发展。
2 ＥＲＰ系统的选型
2.1 系统软件的选取公司实施ＥＲＰ系统是国内建筑安装行业第一家,无经验可循。通过充分的调研、考察,借鉴其他行业的案例,确定了软件选取的原则:
(1)选取的软件必须本土化,具有中文界面。
(2)具有强大的区域和产品分析功能,以及行业解决方案的引擎。
(3)满足企业管理各项功能需求,易于组合、拆分和灵活的接入界面,便于其它专业软件的接入。
(4)软件的功能必须能通过系统运行的各个环节体现企业的管理思想和管理理念。
(5)有可靠的数据安全保障和授权管理。
(6)针对公司自身软件开发能力不强的特点,要求系统的功能,有更多的标准模块,并且可根据企业的特点易于组合,不至于投入太多的开发力量,甚至大量地破坏原有系统的功能。
基于以上原则,经过细致而周密的工作,与国内国外的数家软件供应商多次商谈,观看软件功能的演示和介绍,最终选用德国ＳＡＰ的软件。
2.2 顾问公司的选取为了保证ＥＲＰ的成功实施,顾问公司的选取是除企业自身原因以外成功与否的关键因素。
顾问公司必须对我们所选用软件模块的功能非常熟悉和有这方面的成功案例,要对每一个模块实施的顾问经验进行把关和确定。
顾问公司必须对我司所在的行业有深刻了解,或者有所在行业足够的知识库和经验作为项目实施的支持,要以行业的标杆、企业的管理模式作为实施的参照体系。
坚持ＢＰＲ实施与ＥＲＰ实施相结合的原则,明确公司现在和中长期实施的战略,并据此进行组织机构诊断和重新设计、工作流程的重组和优化、蓝图设计、建立各流程的ＫＰＩ指标,系统建模和ＥＲＰ系统实施与上线。
坚持基于企业现状调研和行业标识差距分析的工作思路和实施原则。
工作流程的重组和优化,必须明晰企业的价值链的提升。
与顾问公司充分商讨和研究他们所采用的“实施方法论”。
3 实施ＥＲＰ系统的控制策略
3.1 ＥＲＰ成功实施的关键因素
①企业主要领导对ＥＲＰ项目的重视程度;
②ＥＲＰ工程的准备工作;
③生产管理模式的变革;
④合适的ＥＲＰ软件;
⑤数据的准确和完整;
⑥项目资金的保证;
⑦项目的组织与管理;
⑧软件商对企业的支持;
⑨人员培训;
⑩企业诊断与效益分析。
3.2 ＥＲＰ的核心体现
①充分利用信息技术来提高企业竞争优势;
②体现以人为本的竞争机制;
③应用系统的思想,把组织看作是一个社会系统;
④采用供应链管理,与供应商建立合作伙伴关系;
⑤应用客户关系管理,将客户作为企业成功的关键;
⑥电子商务,全面整合企业内外资源。
3.3 关键环节的把关
(1)对企业发展战略调研、商讨和确认是奠定整个ＥＲＰ系统实施成功与否的关键,企业发展战略既不能好高骛远,也不能过分忠实于现状,应该是在审视现状的基础上对企业提出具有挑战性又适应行业发展的中、长期目标和未来发展框架,并在公司的高层达成共识。
(2)顾问公司基于企业现状调研的确认,是为下一步提出改进方向的基础,在顾问调研过程中不能遮遮掩掩,必须实事求是地向顾问做出反馈,并提出工作过程中的困惑。为企业全面、准确地解决好问题创造条件。
(3)把好现状调研、差距分析和改进方向的研讨这一关,是ＥＲＰ必须做的基础工作。这一过程既要务实,又要有创新,需要公司执行层各业务系统有一个统一的认识,能够大胆探索,勇于提出未来改进的办法和措施。改进的机会、成本以及实施的风险要进行评估,过高的风险或者改进成本过高的办法和措施都是不可取的。
(4)系统蓝图的设计,是把现状调研之后提出的改进方案转化为计算机系统软件可实施的业务模块的过程,这个过程的关键点:①确认流程之间的接口;②有没有完整地把改进方案准确地体现于蓝图;③在转换过程还有没有更好的建议;④蓝图进入到系统有没有技术的障碍,其间会出现技术性和管理实用性之间的矛盾,如何进行协调处理。
(5)系统流程重组和优化以后ＫＰＩ指标的确认,重点是考虑ＫＰＩ指标有没有体现公司的战略目标实现,各流程之间ＫＰＩ指标的衔接和计算是否一致,行业最佳的ＫＰＩ指标是多少,这些都是能否保证公司战略目标实现的关键。
(6)系统上线前的确认:①系统单元测试效果如何;②系统测试效果如何;③上线前的数据准备如何;④各系统的编码是否协调和统一等等。
如果以上各个环节都能准确地把握好,就能够建立起真正适应公司发展和管理要求的ＥＲＰ系统。
4 实施ＥＲＰ的主要内容和创新点
4.1 建设广域网及三网合一工程
公司在全省范围内建立企业级广域网络,即利用遍布全省的数字电路专线连接总部与各地市分、子公司,通过各分、子公司的专业网络机房建成省内一流的省级企业网络平台;并利用ＶＰＮ接入方式将遍布全国近二十个省的项目部组成一个有机的网络平台。在搭建好网络基础平台的同时,利用先进的ＶＯＩＰ解决方案建立省级ＶＯＩＰ数字电话专网,同时建立省级远程视频会议系统,最终建设一个集数据、声频、视频为一体的企业网络平台。公司现有计算机300多台(套),各种计算机专用设备200多台(套),同时拥有多种高端服务器及网络设备。
4.2 建立适应发展和管理要求的ＥＲＰ系统
公司实施的ＥＲＰ项目包括:财务会计(ＦＩ)、管理会计(ＣＯ)、库存管理(ＭＭ)、客户服务管理(ＣＳ)、项目管理(ＰＳ)、人力资源管理(ＨＲ)、客户关系管理(ＣＲＭ)等模块以及ＳＡＰ工程与建筑行业解决方案(Ｅ＆Ｃ)。公司通过对核心管理模式进行科学的诊断,在明确价值链管理提升方向的基础上,重新设计业务拓展流程、客户关系管理流程、供应商和采购管理流程、工程项目管理流程、后勤及库存管理流程、人力资源管理流程、财务与成本控制流程,然后与国内外同行业的最佳业务实践比较,在此基础上进行改进和优化,并以ＳＡＰ系统的形式加以规范化,形成新的集中管理模型,并推广运用至分、子公司。充分利用ＳＡＰ系统7个模块与1个解决方案的强大功能与先进管理理念,带动公司的发展与升级。
5 ＥＲＰ系统的成果与效益分析
公司ＥＲＰ系统的实施,在合理利用资源和优化内部管理、有效控制库存与流动资金占用、缩短施工周期和降低成本、灵活地响应市场变化、最终在提高企业的竞争能力与获得最大利润方面表现出卓越的效果。
5.1 ＥＲＰ项目的管理成果包括
(1)通过项目的实施,规范了企业的工作和管理流程,进一步节约成本和提高效率。
(2)优化公司的组织架构和人员结构,减少架构重叠或职责混淆。
(3)建立集成化的管理信息系统基础,为公司战略的实施提供一个可以操作和扩展的平台。
(4)集成化的信息控制和流程控制工具,为决策的科学化和透明化提供保证。
(5)通过ＳＡＰ的实施,借助于管理咨询顾问的力量,培养出一批既有现代企业管理思想和掌握流程再造方法,又熟悉先进管理信息系统技术的人才,为企业的持续变革积聚力量。
5.2 ＥＲＰ项目投入应用后的直接经济效益
(1)加强企业物料管理是ＥＲＰ项目取得效益的主要方面。据国内外实施的经验和我公司统计数据,材料库存可减少20%-30%左右,从而减少了资金占用。
(2)ＥＲＰ的实施提高建筑业企业项目管理水平。系统可迅速、准确地显示出施工项目的运行情况,从而可预先进行项目监督和控制,保证项目按计划进行,项目劳动生产率可提高20%～40%。
(3)ＥＲＰ系统通过对施工项目运行的模拟,使项目施工计划变得更合理,缩短项目的施工周期。
(4)ＥＲＰ系统加强了对资金流的控制,通过对各项目及部门的资金占用情况的监控以及对物流和施工过程各阶段发生的实际费用进行监控,严格地控制了企业各项费用。预计每年可降低企业运营成本3%～5%。
(5)公司ＥＲＰ项目投入应用后每年可节约管理人员工资90万元、工程材料费330万元、分包工程成本75万元、施工机械费30万元、电话费18万元、差旅费12万元、办公费和其他费用12万元。合计可节约成本567万元。ＥＲＰ系统可大幅度提高各业务部门的工作效率,企业声誉形象不断提高。
6 实施ＥＲＰ的几点认识
(1)自上而下转变企业领导和员工的思想观念,充分认识到ＥＲＰ的实施会对每个员工和下属公司的利益和权力格局进行重组。
(2)在对公司管理现状调研和分析的基础上,必须对企业进行全面的改造和整合,以适应企业未来发展的需要。
(3)让职工充分认识到ＥＲＰ实施过程的艰巨性和实施的难度,让职工明确ＥＲＰ的投入不是一蹴而就,而是一个循序渐进和持续改进的过程,它是对未来效益体现的一种投入。
(4)实施过程让关键用户和一般用户得到充分的培训,并要求关键用户的核心层,通过ＥＲＰ的实施最大限度地从实施顾问的身上实现知识的转移。
(5)企业“一把手”为ＥＲＰ的成功实施创造一切条件,给予人力、物力和工作环境的支持,并亲自推动实施过程的变革。组织大范围、多课程的培训教育;进一步完善相应的激励机制与约束机制;营造人与企业共同发展的文化氛围等等,从而为ＥＲＰ应用创造良好基础。
7 结束语
ＥＲＰ不是一蹴而就的,它的完善是一个持续改进的过程,通过2-3年的努力,系统的应用将对企业管理的变革和未来的发展产生深远的影响。企业的管理水平的飞跃必将带动企业整体的飞跃,核心竞争力将大大增强。
(福建省工业设备安装有限公司 王勇)
