当前，我国的经济发展伴随着加入ＷＴＯ的步伐，融入了世界经济发展当中。经济全球化、高科技的迅猛发展，网络化的延伸，改变了人们获取了信息的渠道和方式，人们更需要大容量、超时空的信息交流，这为我们城建档案馆馆藏数量和质量，提出了全新的要求，也为我们今后如何收集城建档案提出了更高的要求。因为这将关系到城建档案馆的生存和发展。因此，大力加强城建档案的收集力度，运用法制建设、行政手段、经济制裁三项措施，为城建档案的收集工作拓宽道路，已成为城建档案工作可持续发展的重要保证。
工程档案的形成涉有部门多、单位多、专业多，缺乏行之有效的管理机制和制约措施，各级建设行政主管机关应从整体利益出发，本着“一盘棋”的思想，从中协调。将建设工程档案管理纳入到建设管理的各项程序当中，使建设工程档案管理与建设管理同步进行。规划部门在办理《规划许可证》时，应先见到建设单位与城建档案馆签订的《建设工程档案报送责任书》；建筑工程管理部门在工程项目竣工验收时，组织验收单位须通知城建档案馆参加，由城建档案馆对合格的工程档案核发《山东省建设工程档案合格证书》。以此作为工程竣工验收和办理房产证的依据之一。并协同建筑管理部门在施工企业中强制推行档案负责制，将档案的收集与工程质量等同起来，抓质量须从抓档案入手。从总经理、总工、部门主任、项目经济到施工员、材料员，明确责任、层层负责，指定专职或兼职人员负责收集。
同时，城建档案管理人员应主动公关，在主管机关的协调下，与各有关单位相互配合，同规划、建设、管理部门建立良好的往来关系，互相沟通，取得他们的支持。并努力为政府决策和规划服务，及时收集和编制反馈信息，适时开发对经济建设有参考价值的档案信息，逐渐取得社会各界的信任和理解。作为城建城建人员还应经常督促建设单位履行《责任书》的实施，使其明确进馆档案材料的范围、编制要求，由建设单位与施工单位签订档案材料提交合同。深入施工现场，及时发现新情况、新问题，并及时解决。另外，城建档案部门应多向上级要政策，请求上级政府部门授予一定的行政职能，赋予档案部门一定的行政执法权，对于那些置法律条文于不顾者，必要时采取坚决的惩罚措施，从行政上把好城建档案的收集关口。
国务院发布的《建设工程质量管理条例》中第五十九条规定“违反本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他部门移交建设项目档案的，责令改正，处１万元以上１０万元以下的罚款。”并按第七十三条规定“对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员予以罚款，罚款数额为单位罚款数额的百分之五以上、百分之十以下。”这为我们从事行政执法工作提供了有力的武器，为我们的法律条款增强了说服力度。我们与各个建设单位、建设单位与各个施工单位签订合约及责任书的同时，就有了必须履行条款中所规定内容的义务，否则除受到一定的法律制裁外，还应承担一定的经济制裁。各建设、施工单位内部也应据此制定相应的奖罚制度，尤其是在企业内部，实行档案管理负责制，从上到下层层落实，一级包一级，出现问题时一级罚一级进行处罚，完成任务时一级奖一级进行表彰。档案部门积极配合，长此下去形成制度，使城建档案的收集工作扎扎实实的落到实处。
