电子化是现代社会的趋向，就建设业来说，信息技术所带来的好处已在前数篇文章中谈到，本期我们来讨论建设工程服务电子化。
众所周知，工程项目涉及的文档繁多，且多以书面形式记载，所以带来很多不便，比如不能迅速地审查工程记录及或进展的情况；不能和项目的参与者进行有效的通讯。虽然电子邮件能提高通讯效率，但还没能系统地改善信息流通及工程物流管理的情况。所以香港特别行政区政府工务局2001到2002年一直在研究公共工程服务电子化，本所担当了该项研究的法律顾问。
工程服务电子化是采用在线平台提供电子化服务的一个计划，让公共工程参与者能够互相交流与项目有关的信息。除了通讯外，这个平台还可以储存信息发出和接收的时间以及签名。香港政府希望借这个计划提高公共工程（香港政府支付的工程）交付的效率及工程进展的透明度，同时增进项目参与者的合作。
满足电子化的几个条件这个信息交流模式需要满足几个必要条件才能获得使用者的信任：首先就是文档的完整及真实准确。香港采用的方案是公共钥匙设施，即利用签署者的公共与私密钥匙相配的原理来确定信息发放者的身份，同时确保信息的保密性以及指定的信息接收者方可打开信息。这方面的内容《电子招标须克服的法律障碍》一文中详述。电子信息的法律效力是另一个必须满足的条件。电子信息虽可取代书面文档，然而某些文档若以电子型式发放及或签署，便缺乏法律效力，如合同、标书契约及法定规定必须以书面形式提交的文档。
另外，电子信息的收发时间及可追溯性也要注意，因为信息接收与发放者双方的计算机所显示的信息发放时间不一定相同，这会带来争议；使用该平台的能力是一个必备条件，因为这个电子化平台是一个信息技术系统。参与工程服务电子化计划，公司需要培训雇员及添置计算机及软件设备，这对规模较小或很少使用信息技术的建筑公司来说可能还有困难。最后要建立合适的平台主管机构，所谓“合适”，指的是这类机构应该具有相当的中立性。
关于电子化平台的几个建议在建筑业内的主要协会及相关机构内进行了一年多的征询和研究之后，香港工务局去年1月出版了初步咨询文件，向公众进一步咨询，这份文件对上面提到的问题有五方面的建议：
平台具有数据加密功能，确保高度保密。此外还设有数字签署日志，以作出全方位执行认证。信息将分为三大类：必须通过通讯平台发放的信息；一切需要盖印公司印章文档、合同（公共工程项目）及有关争议的通知书；除第一和第二类文档以外的其他文档。这样就能清楚界定可以使用平台发出的信息及确定该信息是否具有法律效力。
第三方面的建议是平台将设有时间印记的服务及审计追踪日志，确保每一个信息的发放及接收时间是一致的，以便于减少有关争议；除了作为电子校正工具外，平台还可提供一些基本的信息技术服务，方便工程项目参与者使用通讯平台。当然，有些电子化程度高的建筑公司可使用现有的系统跟平台连接，比如应用服务软件及企业网络。还有一方面的建议是：工务局有关部门负责推动该计划，负责建立通讯平台，随后交由业界支援组织操作。
研究小组相信这个计划可以帮助建筑业利用信息技术改善工程项目效率，尤其是业务内部工作流程，包括生产、行政、合作及专案工作。此外，该服务更可降低工程成本，比如邮费、纸张费及人力成本。虽然这计划目前只适用于公共工程，但它也具有扩展到私有工程项目、海外市场甚至其他行业的可能性。
我们认为上述电子化服务计划会为中国建造业带来好处，因为这类服务可以把文档迅速地送达至项目各方，也可以吸引海外建造商与国内建造商达成合作。
