随着软件公司对建筑企业项目管理的认识不断加深，针对建筑企业项目管理的软件系统不断被开发出来。这种系统带有明显的管理特征，是多本部门应用，并且直接向管理者反映信息的。同时，系统应用的效果不再仅仅是软件本身能够保障的，它需要软件厂商的综合能力、软件产品等多方面因素来保证。所以，在系统采购中，建筑企业就不能简单的只考察产品本身，从战略合作的角度选择软件厂商和软件系统。
采购管理型软件成为提升项目管理水平的必要
过去，建筑行业采用定额方式计算工程造价并报价，经过测算，造价偏高，利润空间偏大。这就造成：一方面，企业更关注如何争取到工程项目，不太关心内部成本管理；另一方面，经营部门和内部管理部门脱节，报价反映的是定额水平，不是企业水平。现在，随着建筑市场逐渐对外开放以及清单报价的推行，市场竞争趋于激烈，工程造价不断降低。这就要求建筑企业整合内部管理，参与市场竞争的是企业整体而不是经营部门；同时，要加强施工成本管理，通过各种手段降低施工成本，在工程造价降低的情况下，提高利润率。
针对建筑企业目前面临的挑战，过去以提高单部门工作效率为主旨的工具型软件（例如：预算软件、财务软件、材料软件等等）已经不能满足现实要求了。
以提高内部管理、降低工程成本为目标的管理型软件作为帮助建筑企业应对挑战的手段，渐渐被具有前瞻性的企业所采用。这种软件一是能使企业报价真实反映企业水平。软件可以记录每一个细小的工程数据，并按照规则进行汇总，包括消耗量和价格。这些数据一方面反映企业包括人、材、机在内的消耗水平，一方面反映企业从市场中获取资源的价格水平。这些数据决定投标时的报价策略，也就是说，在确切知道本企业报价底线的情况，根据市场行情进行报价，争取最优价格；
二是能使企业资源实现优化。公司和项目部应该对工程应该使用的资源作统一的部署，这种部署根据施工方案和进度计划而定。由于资源和施工方案密切相关，这就使资源优化的工作可以交给计算机处理，优化结果更具说服力。在施工过程中，需要对资源总体控制才能使资源的使用均衡。如对于生产部门会提出材料的使用计划，材料部门如果按照使用计划进行采购的话，结果会出现n使用量小，采购成本高、采购不能及时到位、采购到位，但是使用计划调整、库存已经很高，还继续采购等四种情况，这时采购部门应该充分考虑使用计划、现有库存量、安全库存量、材料采购在途量、采购经济批量等多方面因素，制定采购计划以使在保证生产部门使用的前提下降低采购成本和库存成本；
三是使统计及时准确。一个施工现场，工程材料繁杂，机械种类众多。项目部一方面要掌握材料耗量情况和机械使用状况，一方面要掌握各种结算信息。软件的应用将使这些资料的搜集简单、及时、准确；
四是使业务处理规范。软件系统的应用使项目部工作都纳入到统一的可视化的平台上，工作按照平台上的流程进行，工作过程透明、工作结果清晰明了。使管理的过程控制成为可能；
五是决策依据充分科学。工程成本信息通过信息化的手段被及时、准确地采集上来，管理者可以根据不同的角度进行统计分析，进行判断。这种判断基于事实和详细的数据，判断结果具有说服力。同时，施工中发生的问题会在一览无余的展示在管理者眼前，通过系统使得对问题能一查到底,迅速找到问题的源头，这就使管理者能够依靠基本的事实进行决策。
很多企业渐渐认识到管理型软件应用的正面影响，正在逐渐考虑购买这样的软件以改善目前的管理状态。
软件采购时需要考虑多方面因素
管理型软件给企业带来影响是深远的，所以企业在采购时要综合考虑，对软件厂商要全面考察，以确保软件应用成功。软件厂商及产品的选择要考虑以下五个方面，软件厂商的综合实力、软件厂商的能力、产品的成熟度、产品的应用情况、产品的价格。
首先厂商的综合实力是长期为企业服务的基础，也是保护软件投资的基础。在企业应用管理型软件的过程中，曾有一些企业因为价格原因找了小公司甚至个人为其定制相应软件，结果是或者软件不如人意；或者即使勉强可用，但是升级和维护跟不上企业的需求变化，导致用了一段时间只能停掉，不仅使前期投资付之东流，也挫伤了企业软件应用的积极性。
其次厂商要有深厚的专业背景，这种专业背景使得厂商能够具备专业能力，表现为：咨询能力、实施能力、服务能力。厂商要有结合企业实际情况提出相应解决方案的能力。如果厂商只是无条件的满足企业的需求，那么说明厂商对于软件如何支持企业管理没有什么深刻的认识。只有充分了解企业需求和软件的厂商才可能提出解决方案，才可能为企业的管理提出合理化建议。厂商不仅能够提供方案和产品，还应有能力提供高水平的实施。管理型的软件的应用不是会操作就行了，简单的操作培训不能将软件体现的先进管理理念转移到企业中。软件的成功应用需要有相应的管理制度、工作流程予以支持，在实施过程中就需要软件厂商能够帮助企业制定管理制度、改善工作流程，同时提高应用者管理意识，这才能从根本上保证软件发挥最大的效用。厂商在提供产品的同时，实际也提供了一种责任，就是长期为企业服务的责任。厂商必须能够长期维护其提供的产品，保证产品在交付使用后正常的运行。由于企业自身在软件维护上能力有限，所以这一点尤为重要。
再次产品应有一定的成熟度。产品应体现较先进的管理理念，在业务处理上充分考虑建筑企业的特点，能够支持最基本的业务处理。如：按时间、按部位的盈亏分析；限额领料等。在实际工程上也应经过实践应用，并取得使用者的认可。
对于有实力的软件厂商，都会用成功应用的客户。企业应该关注应用情况，最好能够参观应用客户。如果由于客观原因不能参观，也应该要求厂商较详细地说明当时的应用情况。这在很大程度上可以验证上面提到的厂商实力、厂商能力以及软件的成熟度。
最后产品价格应适宜。企业在采购中应该追求最合理的价格而不是最低价格。软件厂商要想为企业提供高质量的产品和服务，必然会投入很高的成本，价格自然会高。但是，好的产品和服务会为企业带来不可估量的效益。相反，底价的产品有时不仅不能产生效益，反而会造成不良影响。所以，企业应该更关注于软件的应用能为企业带来多大的价值，追求投入产出比。企业还可以通过价格比选、批量采购等手段降低单价，获得合理的价格。
作者：周保亮
