摘 要:电子文档在建筑、设备安装工程施工中的应用已引起一定的重视,如何应用差异较大,文章总结自己的应用实践,介绍了在应用电子表格和电子邮件方面的一些好的方法。
关键词:电子文档;涉外工程;工程承包
1999年至2001年,我们在机电安装工程专业承包市场上经过激烈的竞争,先后承揽了惠普中国总部办公楼、ＩＢＭ中国总部办公楼、惠普希格玛中心办公楼、ＩＢＭ中国实验楼以及由ＩＢＭ投资兴建的生产手机芯片的北京ＧＫＩ工厂等著名的跨国公司在华投资的机电安装工程项目,取得了令人注目的成绩。取得这样的成绩,除了我们自身的实力外,把电子表格和电子邮件用于工程投标和工程承包管理中,也是我们成功的一个重要方面。
结合在上述几个项目中的实践,谈一谈我们是如何在这些涉外工程承包中应用电子表格和电子邮件的。
1 上述工程项目的特点
(1)项目的投资国际化,投资主体的多元化,是境外著名的大型跨国公司的在华投资项目。
(2)工程的招投标和工程管理的模式采用国际惯例,执行的合同文件是菲迪克条款。
(3)参与项目管理的人员多而且关系复杂,通常由不同国家或地区的人员组成。有业主的外籍高级管理人员及中低级中方雇员,有业主雇请的机电顾问单位人员,如:机电顾问工程师、估算师、管理工程师和监理工程师等。
(4)参与项目管理的人员身处不同的地理位置,常常是在不同的国家或地区,而不是常在工地现场,如上述项目中的业主和顾问公司的高级管理人员常常是身在美国、新加坡或香港等地。
(5)所用的合同语言文字是英文,信息的沟通主要靠书面的信函、传真、电子邮件。
(6)为了发挥投资的效益和更好的符合业主使用的要求,通常所要求的投标时间及工程工期都比较紧,工程的变更相对比较大且频繁。
2 电子表格在投标报价中的应用
应用ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ软件中的Ｅｘｃｅｌ软件不仅能制作和打印出精美的文档,而且Ｅｘｃｅｌ还有强大数据计算功能,网络共享功能,数据分析功能。可以说没有Ｅｘｃｅｌ已经无法完成这类涉外工程的投标报价工作。
2.1 工程报价的形成步骤
在涉外工程的投标报价中一般在招标文件中都会给出规定格式的工程量清单(简称ＢＱ),以便于业主评标时比较投标单位的价格。在拿到招标书时重要的一条是,首先研究ＢＱ,然后决定按什么样的方式,把ＢＱ输入到Ｅｘｃｅｌ中去,组织好工程报价的报价表单。
根据标书文件中的要求,组织专业技术人员研究标书技术规范及图纸,计算出工程量,填入ＢＱ中。
根据标书文件中技术规范及图纸对设备材料的要求,对设备材料进行询价,并对所询价格进行分析比较,把所选定的合理的市场供应价填入ＢＱ中。
根据有关的安装工程定额结合企业自身的用工定额,确定安装劳动用工,消耗性安装辅助材料,机械费等输入ＢＱ中。
根据市场价格的竞争性,结合本企业管理的成本及应缴的税金和其它费用、期望的利润,确定费率和劳动力单价。
用Ｅｘｃｅｌ的公式计算功能和引用链接功能,计算出设备材料的供应单价、合计价,安装单价、合计价,分章节的汇总,最后计算出工程标价。
2.2 快速地形成报价
涉外工程的投标报价,通常所给的投标时间比较短,工程量大,除了多投入一些专业人员计算工程量外,利用Ｅｘｃｅｌ具有共享和合并工作簿的功能,可以使多人、多专业同时异地共同编辑同一个报价文件,从而可大大的加快工作的进程,节约时间。
利用Ｅｘｃｅｌ可以设置共享工作簿的功能,可以使多人用多台个人电脑联网,同时共同编辑、修改或审阅同一个报价文件,这就可以使工程报价文件快速的形成。
利用Ｅｘｃｅｌ可以合并工作簿的功能,可以把报价文件的几个备份文件用磁盘或互联网,分发给上级或其它人审阅、批注、修改。当收到已经审定、批注、修改后的工作簿备份文件后,我们可以审阅每个备份,在受控状态下自动合并各处的修改,这就大大提高工作效率,节约工程报价的时间。
2.3 利用互联网查找、联系进口设备材料
由于上述项目都是境外的设计师所设计,他们在工程中所采用的设备材料也都是选用美欧一些国家的著名品牌的成熟产品。对于我们这样的境内承包商只熟悉国内的设备材料,如果不了解进口设备材料,就很难进行涉外工程的投标报价,更不要谈承包工程了。
美欧一些发达国家由于互联网技术应用较早,凡是著名的设备材料厂商基本上在互联网上都能查找到他们的产品资料或国内的供应代理商。利用互联网可以方便快捷的查找到进口设备材料的产品资料和价格信息,或者得到国内一级供应代理商的设备材料报价。
2.4 对工程报价进行分析
利用Ｅｘｃｅｌ具有查找、筛选、分类汇总、数据分析等功能对工程报价进行分析,便于投标报价标价的决策定位。例如我们可以在电气工程报价单中应用筛选功能,筛选出工程中所用的电线或电缆的使用数量及价格,便于判断其数量价格的合理性,提高报价的竞争力。
3 电子邮件在工程管理中的应用
在涉外工程项目管理中信息的沟通和信息的管理是项目成败的一个重要方面,由于参与涉外工程的人员多且身处异地等复杂的特点,项目管理中的信息快速有效的传递十分重要。利用电子邮件进行信息快速有效的传递,其效果十分显著。
由于涉外工程的特点,业主及顾问公司、管理公司等大都是利用电子邮件来传递文件信息的,承包商不能利用电子邮件收发文件、传递信息就无法进行现代涉外工程的管理。
3.1 电子邮件的使用
电子邮件的最大方便是它能够一次性的把文件传递给你要给的一个人或多个人,只要轻点鼠标,它就能在瞬间或数分钟内完成。对方可在数秒钟后就收到文件,可节省传递时间和费用。只要有一台电脑和一条电话线就可以随时随地的收发文件,既规范、方便、快捷又省时省钱。
3.2 电子文档的形成
几乎所有传统纸质的文件、图纸、图片、照片、资料等都能转换成电子文件,通过磁盘、光盘、网络来传送。
用ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ形成的Ｅｘｃｅｌ、Ｗｏｒｄ等文件可以直接通过电子邮件传送。
用ＡｕｔｏＣＡＤ绘制的工程图纸可以直接通过电子邮件传送。
用数码像机拍摄的工程照片可以直接通过电子邮件传送。
传统的纸质文件、纸质图纸、纸质图片、纸质照片、产品资料及样本等可以通过扫描仪变成ＪＰＧ或ＴＩＦ或ＰＤＦ等图形电子文件通过Ｅ-ｍａｉｌ传送。
ＪＰＧ或ＴＩＦ等图形电子文件在电脑中可以直接阅读或打印。
ＰＤＦ文件需在电脑中安装ＡｃｒｏｂａｔＲｅａｄｅｒ软件才能阅读或打印。
这些电子文件可以很方便的保存在电脑中,在需要时调出在电脑中阅读或通过打印机打印出来。
3.3 电子文件的存档
用电子邮件收发文件,所有的文件能自动的分类、归档、存盘,并且在日后需要时能方便的检索和查找。
4 应用到的硬件及软件
要保证能很好的在涉外工程中应用电子表格和电子邮件,除了我们的管理人员要学会使用电子表格和电子邮件外,还需要配备必要的硬件及软件,通过承包这几个项目的实践,我们从不会使用电脑设备,到现在公司的高中级管理人员人人会用电脑等ＩＴ设备,从无一台电脑到现在已发展成为拥用几十台电脑的公司局域网系统。
在硬件方面我们有台式电脑、笔记本电脑、服务器、公司局域网络系统设备,还有打印机、绘图仪、扫描仪、数码像机、投影仪等设备。
在软件方面我们常用如下的软件
ＷＩＮＤＯＷＳ98:个人电脑的操作系统
ＷｉｎｄｏｗｓＮＴＳｅｒｖｅｒ4.0:公司局域网络的操作系统
ＩＥ5.0:互联网的浏览器
ＥＸＰＲＥＳＳ5.0:电子邮件收发管理软件
ＯＦＦＩＣＥ2000:办公软件,包括ＥＸＣＥＬ、ＷＯＲＤ、Ｐｏｗｅｒｐｏｉｎｔ等
ＰＲＯＪＥＣＴ2000:项目管理软件,用于项目计划的编制和控制
Ａｄｏｂｅ-Ｐｈｏｔｏｓｈｏｐ:照片的编辑和处理软件
金山词霸2002:用于中英文的翻译
ＡＵＴＯＣＡＤ2000:绘图软件
传真软件ＲｉｎｇＣｅｎｔｒａｌ:用于收发传真的软件
ＺＩＰ压缩软件:用于对电子文件进行压缩和解压缩,可节约磁盘空间,加快网络的传递速度。
ＡｄｏｂｅＡｃｒｏｂａｔ4.0:阅读器软件,用于对ＰＤＦ文件的阅读
ＮｏｒｔｏｎＡｎｔｉ-ｖｉｒｕｓ:防病毒软件
ＦｌａｓｈＧｅｔ:网络下载软件
(江苏省工业设备安装公司 来双林)
