摘 要:本文主要论述如何利用Ｅｘｃｅｌ技术解决建筑业统计工作中需要面对的大量的数据管理、组织、处理、分析和预测等问题。建筑业统计工作中要面对大量的数据、组织、处理、分析和预测等问题,利用Ｅｘｃｅｌ技术正好解决了这些问题。通过多年的实践,取得了一定的经验。
关键词:数据表;数据输入;组织与管理;分析;输出;图表
随着统计手段的现代化,计算机技术在建筑业统计工作中的应用更为广泛。统计包括统计调查、统计整理、统计分析和统计预测四个阶段,每个阶段都离不开计算机技术。我们可用计算机技术来完成数据的采集、计算、汇总、分析和预测,从而更有力保证统计整体功能的发挥。
ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌ是当前最流行、强有力的电子表格软件,利用它可以轻而易举地实现对数据的编辑、修改、保存和使用,还可以进行一些统计分析和预测,并能方便地从工作表生成了图表,从而非常直观地观察到数据之间的关系。通过Ｅｘｃｅｌ技术在建筑业统计工作中的应用与实践,我们取得了一定的经验。对此,本文试图作一初步探讨,与同仁商榷。
1 数据表的建立
新形势下,建筑业统计工作主要任务是为企业生产经营管理服务。在实际工作中,企业应及时掌握内部的各种信息资料,建立不同类型的信息库,诸如企业历年主要经济技术指标基本情况、历年峻工工程情况、劳动力与机械设备、质量安全、科技项目情况等。还需定期编制汇总各种报表,建立一系列统计台帐,而上述各项数据表的建立都可应用Ｅｘｃｅｌ加以完成。下面简单以建立某基层单位某月“施工任务完成情况统计表”数据表为例说明。
为了利用Ｅｘｃｅｌ编辑某基层单位的统计报表,首先必须创建一个工作簿,工作簿是用户在Ｅｘｃｅｌ中的基本工作平台。在启动Ｅｘｃｅｌ后,一般会自动生成新的工作簿,我们可以直接在工作簿中建立自己的数据表格即工作表。其次,选定工作表中的单元格,输入相关的字符与数据,从而对数据进行编辑、修改、分析和管理,还可以根据输入和得出的结果生成直观的图表。最后,对生成的工作表进行一定的格式化,以生成所要建立的电子表格。最后,对生成的工作表进行一定的格式化,以生成所要建立的电子表格。特别指出,Ｅｘｃｅｌ中建立数据表无需编程,不象其它数据库软件如Ｆｏｘｐｒｏ、Ａｃｃｅｓｓ、Ｐａｒａｄｏｘ等需要专业编程知识,便于一般人员使用。
2 数据的输入、编辑
新建了数据表之后,最实质的问题就是如何将文字与数据输入到数据表格中去,并根据需要加以编辑。仍以上表为例加以说明。在对每个单元格进行数据输入之前,必须选定单元格,并定义了一些字段的公式或函数,如:
建筑业产值合计=∑各项工程完成产值
建筑面积合计=∑各项工程建筑面积
自年初累计产值合计=∑各单位工程累计产值
对于要利用不同工作表中的数据时,也要定义相应的公式。如:自年初累计产值=本月产值+上月报表中相应的“自年初累计产值”,这样处理后,只要输入各个单项工程的本月数据,其它数据计算机就会自动计算出来。然后将工作表格式化,譬如使“产值”字段带两位数点,“面积”字段不带小数点显示,必要时对一些关键字段用颜色显示,以减少输入错误。最后使用“数据清单”增加、修改、删除记录,当然也可直接在表格中输入数据。但是应该指出“数据清单”采用一个对话框显示一个数据记录中所有字段的内容,如果数据库的单条记录的字段数很多时,一般采用“数据清单”更加方便。
数据输入过程中可以随时使用“移动”或“复制”功能来利用前面输入的数据,可大大地简化操作,节省时间。移动和复制功能可在同一个工作表中或同一工作簿不同工作表中或在不同工作簿之间进行。在建立一个数据表时有时需要其它数据表中的数据,一般通过复制、粘贴来实现,但是如果原数据改变,就得又一次复制、粘贴。在Ｅｘｃｅｌ中,可通过建立工作表之间的链接很好地解决这个问题,当原数据改变时,Ｅｘｃｅｌ会自动改变从属数据。
3 数据的管理和组织
Ｅｘｃｅｌ除保持传统表格软件的优点外,还吸收了数据库在数据管理方面的许多功能,如搜索、筛选、排序、汇总、合并等,它提供一系列操作,可以方便地在数据清单中处理和分析数据。在执行数据库操作中,例如查询、排序或汇总数据时会自动将数据清单视作数据库,以便管理和组织数据。
3.1 数据的搜索、排序
数据库建立以后,可以在数据记录单中设置查找条件,查找所需的记录。仍以表1为例,假如要用数据记录单查找“开工时间在1999年以后且造价在2000万元以上的单位工程”,我们可以使用数据清单中“条件”定义上述的查询条件来检索满足指定条件的记录,操作后屏幕就会显示满足上述条件的记录,即“工程二、工程三、工程五”三个记录。对于复杂的查询条件,我们则可使用“自动筛选”命令来寻找数据库的记录。如果要对一列数据应用三个或更多条件,并使用计算后的值作为条件,或者将筛选后的记录复制到另一位置,再进行筛选,可以使用“高级筛选”命令。
为了方便游览或实际需要,可以根据数据清单中的数值对行列数据进行排序。排序时,Ｅｘｃｅｌ将利用指定的条件重新排列行、列或各单元格;可以根据一列或多列的内容按升序或降序对数据清单排序,如上表即按“开工时间”先后顺序排列。
3.2 数据的分类汇总、合并
在Ｅｘｃｅｌ中可以非常简单迅速地汇总表格中的数据,主要步骤是先把数据分组,然后分类汇总。对数据合并计算有多种方法,可以三维引用、按位置、按分类或通过生成数据透视表进行合并计算。对于不同的数据库可选用不同的合并方法。我们公司共有十几个基层单位,每年、每季、每月的统计报表要将各单位上报的报表合并汇总到一张表上,因使用相同列标题,可以按分类合并计算。我们使用Ｅｘｃｅｌ在多张表的同类数据间执行计算,并把计算结果放到一套表上,从而自动建立了合并工作表。
特别指出,在Ｅｘｃｅｌ中我们经常使用“数据透视表”功能,它能够对大量数据进行排序、汇总和计算,从而建立交叉列表的交互式表格,同时可根据数据透视表创建数据透视图,以更直观地观察到数据的变化规律。
4 数据的分析、预测
在实际工作中,企业在进行判断或决策时,往往希望了解在各种不同的情况下,会取得什么样的结果,或希望知道要得到某种结果,需要什么样的条件,等等,这就涉及到对大量统计数据的分析、预测的问题。Ｅｘｃｅｌ正好提供了单变量求解、模拟运算表和方案管理器等工具,用于解决这样的问题。下面就三种工具在实践中的应用简单加以说明。
4.1 单变量求解
如果已知公式预期的结果,而不知道这个结果的输入值,就可以使用“单变量求解”功能。进行单变量求解时,Ｅｘｃｅｌ会不断改变某个特定单元格中的数值,直到从属于这个单元格的公式返回到预期的结果。例如,我司一九九九年建筑业产值为6 0亿元,想在5年之内增长到10亿元,要测算公司每年的增长率,就可直接执行Ｅｘｃｅｌ中的“单变量求解”命令,弹出“单变量求解”对话框,在“目标单元格”中输入相应的计算公式,从而会不断改变增长率,直到计算出的建筑业产值与目标值相匹配,为企业制定五年战略目标提供可靠的依据。
4.2 模拟运算表
它是工作表中的一个单元格区域,可以显示公式某些值的变化对计算结果的影响,这为同时求解某一运算中所有的变化值组合提供了捷径。并且,它还可以将所有不同的计算结果同时显示在工作表中,便于查看与比较。在工作实践中,我们常使用单变量模拟运算表或双变量模拟运算表进行假设分析,诸如工程成本下降1%、2%、3%,分别对全年的利润总额将会产生怎样的变化等。这些数据资料的取得,将为企业制定降低成本、实现利润的年度计划,提供参考的依据。
4.3 方案与方案管理器
方案是用于预测工作表模型结果的一组数值,它可以分析多个变量和多个公式的问题,可以在工作表中创建多个方案保存多组不同的方案结果。方案管理器将同一工作表中的所有方案视为一组,在方案总结时显示在一起进行分析。例如,在实际工作中,常利用前几年产值数据向模型输入一组假设数据以观察模型的结果如何变化来预测今后若干年产值的变化情况,就可利用“方案管理器”来创建多个产值“方案”,并可不断改变方案,查看到不同条件和假设下工作表的执行情况。在建立了多个方案后,需要进行方案总结,综合比较各种方案的结果,从中选择最佳方案。
5 数据的输出及创建图表
在实际工作中,大量的统计数据经常要转化成图表,可以更形象、更直观地观察数据的变化,并易于对数据进行比较和分析,以节省大量的工作时间。Ｅｘｃｅｌ提供了非常强大的绘制工作图表的功能,将工作表以图形方式输出。我们不仅可从工作表中非常方便地生成了常用的柱形图、条形图、折线图、饼图等,还可根据实际需要调整图表的数据,对图表进行格式化,如加入标题,坐标轴、文字注释和箭头、网格线等。生成的图表可以随时预览,并打印输出。
Ｅｘｃｅｌ中趋势线常应用于统计工作中的预测分析即回归分析,根据实际数据向前或向后模拟数据的走势,可清晰地显示数据的变化趋势。例如,根据一年中各季度完成的施工产值情况,来预测下一年度的产值走势情况,资源的开发和管理,人力资源的成本、人才价值的确认等内容应受到高度重视,对企业的人力资源应科学地确认、计量和报告,形成人力资源会计,并逐步建立和完善人力资源会计的核算体系。
当然,从目前情况看,要完成人力资源会计核算的完整体系并非一件简单的事,而是一项复杂的系统工程,中心问题是人才智力的产权与界定。但笔者相信,只要会计界能在理论上突破传统的思维模式,努力创新、开拓,积极探索建立以人才资本为中心的会计核算体系是一定会成功的。
3.4 会计指标体系要创新
由上而知,在知识经济时代,只有增加一些衡量企业知识资本价值的指标,才能确实反映企业知识资本的投入状况及其成果。例如,可以增设企业的知识资本的比重(知识资本/企业总资本)、知识资本贡献率(知识资本的贡献/知识资本)、企业新能力(企业新产品的贡献/企业总产品的贡献)等会计指标。
3.5 会计职能要创新
在知识经济时代,会计基本职能要重新以诠释:既要反映经济资源,更要反映知识智力资源;既要监督经济资源的违法违纪行为,又要监督智力资源的闲置和浪费现象。在会计核算手段实现电算化后,会计的日常核算为计算机所替代,使会计人员解脱了繁琐的日常事务,为会计职能的创新提供了人力条件。
3.6 会计手段要创新
在会计手段方面,传统簿记中,帐簿是其主要产品。它既要是分类记录经济业务的载体,又是编制会计报表的依据,起到了会计信息处理流程中的承启后的桥梁与纽带作用。在知识经济时代,由于计算机的介入,必将引发簿记革命,电子介质账簿将成为主要形式并由其引发的会计手段创新也是必然的。
4 结束语
随着世界经济一体化进程的推进,高科技对于经济发展产生越来越大的影响,必然促使会计在内涵外延上产生一定的变化,摒弃传统会计中那些不适应现代经济的东西,因而也要求会计人员首先要在思想上树立“创新精神”,并利用一切先进的技术,掌握全方位的信息,为不断完善自己的知识结构,不断追求创新,才能跟上时代的步伐。
当然会计创新是一项新的探索,知识经济对现行会计带来理论和实践中的许多难题,还有待于会计理论和实际工作进行更深层次的探讨。
参考文献:
〔1〕冯之浚 知识经济与中国发展[Ｍ] 北京:中共中央党校出版社,1998
〔2〕张兆国,等 知识经济时代的财务管理创新[Ｊ] 北京会计研究,1999(3)
(福建六建建工集团公司 陈友安)
