摘要：在项目管理中,一支高效团队的形成有利于企业管理的灵活性,可以激励员工工作的积极性和创造性,可以提高企业的绩效,可以增强企业内部协调能力,有利于员工的潜能发挥。本文阐述了在项目管理中把握好团队建设的方法,使之有效服务于项目的实施。 关键词：项目管理;沟通渠道;激励系统
项目管理就是指把各种系统、方法、人员和资源结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。在项目管理过程中,人是贯穿整个项目过程中的主要因素。项目成员由于知识层面不同,所体现出来的性格也存在很大的差异。如何才能把他们拢在一起,朝着一个方向走,这时团队建设显得尤为重要。一个健康发展的集体,能创造出更高效的价值,而项目团队工作是否有成效,将会直接影响到项目的成败。
一、建设高效团队的必要性
1、团队形成有利于提高企业管理的灵活性。企业要想在激烈的竞争环境下生存、发展就必须具备较强的组织管理能力,以更好地应对外部环境的变化和适应企业内部的改革、重组,使企业更具活力。领导和团队、团队和团队以及团队内部成员之间的关系成为伙伴式相互信任和合作的关系,企业决策层才能腾出更多的时间和精力制定经营发展战略,寻找市场机会,创造财富。
2、团队形成可以激励员工的积极性和创造性。团队建立使员工拥有一个更大的活动空间,宽松、自主的环境,极大地激励了团队成员的工作积极性和创造性。在团队工作的条件下,由于最终产出的是一个共同努力的结果,团队的氛围也会促进成员为团队的绩效、集体荣誉感而努力工作。团队的工作模式鼓励成员一专多能,并对员工进行多方面的培训,要求成员积极参与组织决策。团队工作形式培养了员工的技术能力、决策和人际关系处理等方面的能力,从而使员工素质和技能得到极大的提高。
二、项目管理中的团队建设
1、注重团队精神建设。团队精神的形成,其基础是尊重个人的兴趣爱好和特长。团队成员共同完成目标任务的保证就在于才能互补,发挥每个人的特长,使之产生协同效应。于是,团队的所有工作成效最终会在一个点上得到检验,这就是协作精神,它是团队精神的精髓。设置不同的岗位,选拔不同的人才,给予不同的待遇、培养和肯定,让每一个成员都能表现特长,然后把所有的特长聚集在一起,此时产生的作用不可忽视。
2、制定团队建设目标,召开启动会议。由于团队目标是建立在明晰的项目目标基础之上的,所以项目目标必须明确,因此项目经理必须在项目计划中,清晰地列出项目总体目标以及项目工作范围、工作分解结构、进度计划等,并且由于团队成员在加入项目时往往会有着自己的个人目标,因此项目经理在制定项目分目标时应充分考虑个人目标的因素,若能合理地分解项目目标,并与项目成员个人目标有机地结合起来,那么今后在项目开展过程中就可以得到团队成员的极大支持。
项目启动会议标志着项目的正式开始运作,这既是成员间的第一次碰头会,又是一次非常好的成员间沟通交流、相识相知的机会。因此,项目经理应充分准备启动会议,为成员间的第一次聚会创造良好的沟通氛围。
3、组建并培养团队成员。一个项目的成功与否与该项目成员的素质密切相关,把合适的人放在合适的位置上,充分发挥各项目组成员的特长,然后把他们的成果汇聚在一起,最终达到团队工作目标。例如,项目经理在选择工作成员进行配对分组时应注意员工的工作风格,“乌龟式”工作风格的成员与“野兔式”工作风格的成员在一起工作可能会影响到协作的有效性。但有时,并不一定要选择风格相同的人员配对成组,风格有所不同的成员在一起工作往往有助于思维互补、灵感激发,创造出更好的协作效益。
在项目开展的初期,由于项目进展成果的不确定性,员工并不愿意较早地作出承诺,他们倾向于等待,并且他们对该项目的重要性方面、优先执行方面等也会有不同的理解。因此,要使他们付出承诺、并达成共识,需要一定的时间间隔。所以,项目经理必须理解,获取团队的共同承诺需要有一个过程,并应尽可能加快这个过程。只有在项目成员取得了共识,有了共同的承诺和目标后,成员的凝聚力才会不断加强,项目执行的效率才会大大提高。
4、建立畅通的沟通渠道。项目成员间的默契配合,是建立在彼此充分了解基础之上的。如果没有一个良好沟通渠道的建立,就会阻碍项目成员间的交流,也就不可能创建一个良好协作的团队。因此,项目经理必须确保尽早建立一个完善的沟通网络,通过沟通渠道中有效的双向沟通,增进成员间的了解和友谊,培养起团队协作的精神。目前最常用、也是比较有效的一种双向沟通方式是召开会议。会议之所以重要,是因为通过会议,大家可以就项目中的问题进行共同交流,一起探讨,群策群力,达成共识,从而有助于团队建设的培养。
